Activity-Based Working : Planification de bureaux pour des environnements flexibles

Que signifie l'Activity-Based Working ?

L'Activity-Based Working, souvent abrégé en ABW, est un concept de bureau où les collaborateurs n'ont plus de poste de travail fixe. Au lieu de cela, ils choisissent parmi différents espaces de travail celui qui convient le mieux à la tâche à accomplir. Avez-vous besoin de calme et de concentration pour une analyse complexe ? Alors vous allez dans une zone de concentration (Focus Zone). Un brainstorming avec l'équipe est-il prévu ? Alors vous vous retrouvez dans un espace de collaboration.

Le concept repose sur le constat que différentes activités nécessitent des environnements différents. Un entretien de vente au téléphone nécessite d'autres conditions spatiales que la rédaction d'un rapport ou une réunion d'atelier créatif. L'ABW crée cette diversité et donne à vos collaborateurs la liberté de décider eux-mêmes où ils sont les plus productifs.

En Suisse, ce concept gagne de plus en plus en importance, en particulier auprès des PME et des startups qui souhaitent réagir de manière flexible aux nouvelles méthodes de travail. La combinaison du télétravail, du travail mobile et de la présence au bureau fait de l'Activity-Based Working la solution idéale pour les modèles de travail hybrides.

Les avantages de l'Activity-Based Working pour les PME suisses

Le passage à l'Activity-Based Working apporte plusieurs avantages concrets. Tout d'abord, l'ABW permet une utilisation nettement plus efficace de l'espace. Des études montrent que les postes de travail traditionnels ne sont effectivement utilisés qu'environ 40 à 50 % du temps. Avec un concept ABW, vous pouvez vous contenter de moins de mètres carrés, ce qui réduit sensiblement les coûts de location dans les villes suisses onéreuses comme Zurich, Genève ou Bâle.

Un autre avantage est l'augmentation de la productivité. Lorsque les collaborateurs peuvent adapter leur environnement de travail à la tâche en cours, ils travaillent de manière plus ciblée et efficace. Le département créatif profite d'espaces ouverts et inspirants, tandis que la comptabilité apprécie les zones de concentration calmes.

De plus, l'ABW favorise la collaboration au-delà des frontières départementales. Sans plans de table fixes, des rencontres spontanées se produisent et l'échange entre les équipes devient plus naturel. Cela renforce la culture d'entreprise et peut favoriser l'innovation.

Enfin, un bureau ABW moderne rend votre entreprise plus attrayante pour les talents. Les jeunes générations, en particulier, apprécient les modèles de travail flexibles et les environnements de bureau contemporains – un facteur important dans la concurrence pour les spécialistes qualifiés en Suisse.

Les bases de la planification de bureau pour l'Activity-Based Working

Avant de commencer la planification concrète, vous devez effectuer une analyse approfondie. Quelles activités dominent dans votre entreprise ? Quel pourcentage du temps de travail est passé en télétravail ? Combien de collaborateurs sont présents simultanément au bureau ?

Une règle empirique éprouvée pour la Suisse est un ratio de partage (Sharing Ratio) de 0,7 à 0,8. Cela signifie : pour dix collaborateurs, vous prévoyez sept à huit postes de travail. Cette valeur varie selon le secteur et la part de télétravail. Dans les entreprises avec un taux élevé de travail à distance, le ratio peut même descendre à 0,6.

La planification spatiale doit prendre en compte différents profils d'activité. Une catégorisation utile comprend :

• Travail de concentration (travail individuel focalisé)

• Collaboration (travail en équipe)

• Communication (appels téléphoniques, appels vidéo)

• Régénération (pauses, échanges informels)

Chacune de ces activités nécessite des solutions spatiales spécifiques. Le défi consiste à trouver le bon équilibre et à répartir les surfaces en fonction des besoins réels de vos collaborateurs.

De quelles zones un bureau ABW a-t-il besoin ?

Un bureau ABW bien pensé comprend différentes zones qui soutiennent différentes méthodes de travail. Voici les domaines les plus importants :

Zones de concentration pour le travail focalisé

Ces zones sont destinées aux activités nécessitant une grande concentration. Des postes de travail individuels calmes, des niches isolées ou de petites cabines offrent l'isolement nécessaire. Une bonne acoustique, un éclairage agréable et un minimum de distractions sont importants. En Suisse, les éléments insonorisants et le mobilier de haute qualité permettant un travail ergonomique ont fait leurs preuves.

Espaces de collaboration pour le travail en équipe

Pour les ateliers, les brainstormings et les réunions d'équipe, vous avez besoin de surfaces ouvertes et flexibles. De grandes tables, des tableaux blancs, des cloisons mobiles et des sièges confortables favorisent l'échange créatif. Certaines entreprises intègrent également des zones de collaboration plus informelles avec des tables hautes ou des meubles de salon, permettant des réunions spontanées.

Zones de communication pour la téléphonie et les appels vidéo

Les cabines téléphoniques ou les petites salles de réunion sont indispensables pour les conversations confidentielles ou les appels vidéo. Ces espaces doivent être insonorisés pour ne pas déranger les autres et équipés de la technique nécessaire. Un Wi-Fi stable, de bonnes webcams et des microphones font partie de l'équipement de base.

Espaces sociaux pour les pauses et la régénération

Les espaces de pause avec coin café, coins lounge ou même zones de jeux et de détente contribuent au bien-être. Ces espaces favorisent les échanges informels et renforcent l'esprit d'équipe. Dans les bureaux suisses, des machines à café de haute qualité et des sièges confortables sont souvent un élément important de la culture d'entreprise.

Espaces de projet et zones flexibles

Certains projets nécessitent une salle fixe sur une longue période. Des zones flexibles, adaptables en cas de besoin, offrent une solution. Des cloisons mobiles, des tables réglables en hauteur et des meubles modulaires permettent des réaménagements rapides.

Comment organiser mon bureau pour l'Activity-Based Working ?

La mise en œuvre réussie de l'ABW nécessite plus que la simple conception spatiale. L'organisation et la gestion jouent un rôle central.

Règles claires et directives d'utilisation

Définissez des règles du jeu claires avec votre équipe. Quand les zones de concentration peuvent-elles être utilisées ? Combien de temps un poste de travail peut-il être bloqué ? Quelles zones sont adaptées aux appels téléphoniques ? Une communication transparente de ces directives évite les conflits et assure des processus fluides.

Introduire une Clean-Desk-Policy

Comme il n'y a pas de postes de travail fixes, une politique de bureau propre (Clean-Desk-Policy) est indispensable. Les collaborateurs rangent complètement leur poste de travail à la fin de la journée. Les effets personnels sont rangés dans des casiers ou des caissons mobiles. Cela maintient le bureau en ordre et permet à chacun d'utiliser n'importe quelle place.

Systèmes de réservation pour les postes de travail

Les systèmes de réservation modernes (logiciels de Desk-Booking) facilitent considérablement l'organisation. Les collaborateurs peuvent voir via une application quels postes de travail ou salles de réunion sont disponibles et les réserver à l'avance. Cela crée une sécurité de planification et évite que certaines zones ne soient surchargées tandis que d'autres restent vides.

Ne pas oublier la gestion du changement

Le passage à l'ABW est un changement culturel. Certains collaborateurs sont attachés à leur bureau habituel. Prenez les préoccupations au sérieux, communiquez clairement les avantages et impliquez votre équipe tôt dans le processus de planification. Des ateliers, des phases pilotes et un feedback régulier aident à augmenter l'acceptation.

Technologie et équipement

Un bureau ABW ne fonctionne qu'avec l'infrastructure technique appropriée. Cela comprend :

• Wi-Fi stable : Couverture complète et performante pour que les collaborateurs puissent travailler de partout

• Stations d'accueil : Chaque poste de travail doit disposer de connexions pour ordinateur portable, écran, clavier et souris

• Outils basés sur le cloud : Toutes les données et applications doivent être accessibles de n'importe où

• Technique de visioconférence : Caméras, microphones et écrans de haute qualité dans les salles de réunion

• Appareils mobiles : Des ordinateurs portables au lieu d'ordinateurs de bureau permettent une véritable mobilité

Investissez dans un équipement de haute qualité. Des chaises ergonomiques, des tables réglables en hauteur et un bon éclairage sont non seulement prescrits par la loi (selon la Loi sur le travail et l'Ordonnance 3 relative à la loi sur le travail en Suisse), mais augmentent également la satisfaction et la santé de vos collaborateurs.

Défis fréquents et solutions

Lors de l'introduction de l'Activity-Based Working, des défis similaires apparaissent souvent :

Problème : Les collaborateurs ne trouvent pas de place libre au moment souhaité.
Solution : Vérifiez votre ratio de partage et optimisez la répartition des surfaces. Vous avez peut-être besoin de plus de postes de travail ou de meilleurs systèmes de réservation.

Problème : L'acoustique du bureau est mauvaise, il y a trop de bruit.
Solution : Investissez dans des matériaux insonorisants comme des panneaux acoustiques, des tapis et des cloisons. Définissez des zones de calme claires.

Problème : L'esprit d'équipe souffre parce que les collègues se voient moins souvent.
Solution : Prévoyez des événements d'équipe réguliers, des jours de bureau fixes ou des pauses déjeuner communes. Les espaces sociaux favorisent les rencontres fortuites.

Problème : Certains collaborateurs ne se sentent pas à l'aise avec le concept.
Solution : Proposez des périodes de transition durant lesquelles les deux systèmes fonctionnent en parallèle. Recueillez des feedbacks et adaptez le concept en continu.

Conclusion : La voie vers un bureau ABW réussi

La planification d'un bureau pour l'Activity-Based Working est une entreprise complexe, mais qui en vaut la peine. Vous créez un environnement de travail flexible et moderne qui répond aux différents besoins de vos collaborateurs tout en économisant des coûts.

Commencez par une analyse approfondie des profils d'activité dans votre entreprise. Planifiez différentes zones pour le travail de concentration, la collaboration, la communication et la régénération. Investissez dans une technologie et un équipement de haute qualité. Définissez des règles d'utilisation claires et introduisez une Clean-Desk-Policy. Surtout : emmenez votre équipe dans ce voyage et assurez-vous que tous comprennent la valeur ajoutée.

L'Activity-Based Working n'est pas un concept figé, mais évolue avec votre entreprise. Restez ouvert aux adaptations et recueillez régulièrement des feedbacks. Vous créerez ainsi un environnement de travail qui n'est pas seulement productif, mais où vos collaborateurs se sentent bien et aiment travailler.

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