Zu viel bezahlte Nebenkosten zurückholen: Erfahre, warum Verwaltungshonorare und Instandsetzungen oft falsch abgerechnet werden und wie du dich dagegen wehrst.
Die Nebenkostenabrechnung ist im Gewerbemietrecht oft fehleranfällig, da hier weitgehende Vertragsfreiheit herrscht. Häufige Fehlerquellen sind die unzulässige Umlage von Leerstandskosten auf die verbleibenden Mieter sowie die Vermischung von umlagefähigen Wartungskosten mit nicht umlagefähigen Reparaturen. Wichtig für dich: Was nicht explizit im Mietvertrag steht, darf auch nicht abgerechnet werden. Du hast zudem das gesetzliche Recht, jederzeit Einsicht in die Originalbelege zu verlangen.
Für viele Unternehmer ist der Blick auf die jährliche Nebenkostenabrechnung ein Ärgernis, das schnell erledigt wird: Ein kurzer Check der Gesamtsumme, ein Seufzer über die gestiegenen Energiepreise und dann wird die Nachzahlung überwiesen. Man will schliesslich keinen Ärger mit dem Vermieter, und die Zeit für eine detaillierte Prüfung fehlt im Tagesgeschäft oft.
Genau diese Nachlässigkeit kann dich jedes Jahr mehrere Tausend Franken kosten. Im Gegensatz zum Wohnmietrecht, wo der Mieterschutz sehr streng ist, gilt im gewerblichen Bereich in der Schweiz weitestgehend die Vertragsfreiheit. Das führt dazu, dass Vermieter oft versuchen, Kostenblöcke auf die Mieter umzulegen, die eigentlich Eigentümersache sind. Ohne einen detaillierten Abgleich mit deinem Mietvertrag ist die Abrechnung jedoch kaum mehr als eine unverbindliche Kostenschätzung.
Bevor du in die Details gehst, musst du klären, was vertraglich vereinbart wurde. Bei einer Pauschale ist mit dem monatlichen Betrag alles abgegolten. Der Vermieter darf keine Nachforderung stellen, auch wenn der Ölpreis explodiert – du bekommst aber auch nichts zurück, wenn der Winter mild war.
Die meisten Gewerbeverträge basieren jedoch auf Akontozahlungen. Du leistest eine Vorauszahlung, und am Ende der Periode werden die effektiven Kosten abgerechnet. Hier liegt das Risiko: Wenn die Akontozahlungen zu tief angesetzt wurden, um die Miete optisch günstig erscheinen zu lassen, droht am Jahresende das böse Erwachen. Entscheidend ist hier, dass der Vermieter beweisen muss, dass die Kosten tatsächlich angefallen sind.
Wenn du deine Abrechnung prüfst, solltest du dich auf die folgenden drei Positionen konzentrieren. Hier passieren erfahrungsgemäss die meisten Fehler zu Ungunsten des Mieters.
Der Leerstand: Zahlst du für den Nachbarn mit? Dies ist der Klassiker in Bürogebäuden oder Gewerbeparks, die nicht voll vermietet sind. Die Kosten für Heizung, Hauswartung oder Allgemeinstrom fallen für das gesamte Gebäude an. Wenn aber 30 Prozent der Flächen leer stehen, darf der Vermieter diese Kosten nicht einfach auf die verbleibenden 70 Prozent der Mieter umwälzen. Die Kosten, die auf leerstehende Flächen entfallen, sind Sache des Eigentümers. Er trägt das Leerstandsrisiko, nicht du. Prüfe daher genau den Verteilerschlüssel. Wenn die Gesamtkosten durch die vermietete Fläche geteilt werden statt durch die Gesamtfläche, zahlst du zu viel.
Instandhaltung vs. Instandsetzung: Hier verschwimmen die Grenzen oft absichtlich. Grundsätzlich gilt: Betriebskosten (umlagefähig) sind Kosten, die durch den laufenden Gebrauch entstehen, wie Serviceverträge, Wartung, Reinigung oder der Kaminfeger. Instandsetzungskosten (nicht umlagefähig) sind Reparaturen und Ersatzbeschaffungen, um den Wert der Immobilie zu erhalten. Ein konkretes Beispiel: Der Wartungsvertrag für den Lift ist umlagefähig. Wenn aber der Liftmotor defekt ist und ausgetauscht werden muss, ist das eine Reparatur. Diese muss der Vermieter zahlen. In vielen Abrechnungen finden sich unter dem Posten „Lift“ oder „Heizung“ pauschale Summen, die beides enthalten. Hier lohnt es sich, genau hinzuschauen.
Das Verwaltungshonorar: Im Gewerbe ist es üblich, dass der Vermieter für die Erstellung der Abrechnung und die Verwaltung der Liegenschaft ein Honorar verrechnet. Aber: Dies ist nur zulässig, wenn es im Mietvertrag explizit vereinbart wurde. Fehlt diese Klausel, ist das Verwaltungshonorar geschuldetenfalls bereits im Nettomietzins enthalten. Zudem muss die Höhe angemessen sein - üblich sind in der Schweiz Sätze zwischen 3 und 4 Prozent der anrechenbaren Nebenkosten, oft werden aber höhere Pauschalen angesetzt.
Sei misstrauisch bei Positionen wie „Diverses“, „Allgemeines“ oder „Sonstige Betriebskosten“. Nach schweizerischem Mietrecht (Art. 257a OR) muss der Mieter nur für Nebenkosten aufkommen, die im Vertrag eindeutig und präzise bezeichnet sind. Ein allgemeiner Sammelposten ist oft intransparent und rechtlich nicht haltbar. Wenn du nicht erkennen kannst, wofür das Geld ausgegeben wurde, musst du es im Zweifel auch nicht bezahlen.
Eine Excel-Tabelle vom Vermieter ist kein Beweis. Das Gesetz gibt dir ein mächtiges Werkzeug an die Hand: das Einsichtsrecht. Gemäss Art. 257b OR hast du das Recht, die Originalbelege einzusehen.
Du musst dem Vermieter nicht blind vertrauen. Wenn dir eine Position (z.B. ungewöhnlich hohe Hauswartkosten oder Reparaturen an der Lüftung) unverhältnismässig vorkommt, fordere Kopien der entsprechenden Rechnungen an. Oft reicht schon die Ankündigung einer detaillierten Belegprüfung, um korrigierte Abrechnungen zu erhalten.
Die Nebenkostenabrechnung ist keine unveränderliche Tatsache, sondern eine Rechnungsstellung, die Fehler enthalten kann und oft auch enthält. Nimm dir die Zeit, die Abrechnung Zeile für Zeile mit deinem Mietvertrag abzugleichen. Achte besonders auf den Verteilerschlüssel bei Leerstand und die Abgrenzung von Reparaturen. Im Zweifel lohnt sich der Gang zum Experten oder Immobilien-Treuhänder, denn über die Laufzeit eines zehnjährigen Mietvertrags summieren sich diese kleinen Fehler zu beachtlichen Beträgen.
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