10 Jahre Aufbewahrungspflicht? Riskieren Sie keine unleserlichen Belege durch falsche Lagerung. Der Guide zur sicheren Langzeitarchivierung.
Malgré la transformation numérique, le bureau sans papier reste une illusion pour de nombreuses PME et particuliers suisses. Les contrats importants, les actes officiels, les documents fiscaux et les bilans existent sous forme physique et doivent le rester. Alors que les données numériques ne nécessitent « que » des sauvegardes, le papier a des exigences tout à fait différentes. D'un point de vue chimique, c'est un véritable défi. Il ne pardonne aucune erreur en matière de température ambiante, d'humidité ou d'éclairage.
Le problème est aggravé par la situation juridique. Conformément au Code suisse des obligations (CO, art. 958f), les livres comptables et les pièces comptables doivent être conservés pendant dix ans. Pour les documents immobiliers ou certains documents fiscaux, cette durée est souvent même de 20 ans. Dix ans, c'est long pour un matériau composé de fibres végétales qui se décompose lentement mais sûrement.
La plupart des archives finissent pragmatiquement là où il y a de la place : dans la cave. Mais ce qui est bon pour le vin est souvent fatal pour les dossiers. Le papier est hygroscopique. Cela signifie qu'il adapte son taux d'humidité à l'air ambiant. Lorsque le papier absorbe de l'humidité, les fibres gonflent. Il en résulte un papier ondulé, des pages collées et, dans le pire des cas, la formation de moisissures.
Dans les bâtiments anciens en particulier, l'humidité de l'air dans la cave est souvent bien supérieure aux 45 à 55 % recommandés pour le papier. Dès que le seuil de 60 % est dépassé de manière durable, un processus microbiologique se met en place. Des taches dites « de moisissure » apparaissent alors : il s'agit de décolorations jaune-brun causées par des spores fongiques qui endommagent le papier de manière irréversible. À cela s'ajoute « l'odeur de cave » : le papier absorbe très rapidement les odeurs. Un contrat qui sent le moisi ne fait pas bonne impression lors d'une révision ou d'une vente.
Longtemps, le poisson d'argent a été considéré comme le nuisible classique des salles de bains et des caves. Mais les archives ont désormais un nouvel ennemi, plus dangereux : le poisson d'argent (Ctenolepisma longicaudata). Contrairement au poisson d'argent, qui aime l'humidité, le poisson d'argent préfère les environnements secs, exactement comme nous souhaitons stocker nos dossiers.
Le poisson d'argent s'est rapidement répandu en Europe ces dernières années. Il se nourrit de cellulose et d'amidon. Cela signifie qu'il mange le papier, le carton et la colle des dos de livres. Les dégâts sont souvent dévastateurs, car les animaux ne se contentent pas de grignoter la surface, mais se nourrissent de piles entières de dossiers, détruisant ainsi le texte (« perforation »). Les cartons de déménagement traditionnels en carton ondulé ne constituent pas un obstacle pour ces parasites, mais plutôt un buffet et un lieu de nidification bienvenus.
Outre l'humidité et les parasites, la composition chimique du papier menace également sa durabilité. De nombreux papiers, en particulier le papier d'imprimante bon marché ou le papier journal ancien, contiennent du bois et de la lignine. Sous l'influence des rayons UV (lumière du jour ou tubes fluorescents), la lignine s'oxyde. Nous connaissons tous le résultat : le papier jaunit et devient cassant.
L'« acidité » constitue un autre problème. Le papier se décompose naturellement avec le temps lorsque son pH devient acide (corrosion acide). Ce processus est accéléré par un stockage inapproprié, par exemple dans de simples cartons ou sur des étagères en bois qui dégagent eux-mêmes des émanations acides.
Si vous voulez vous assurer que vos documents seront encore lisibles et présentables après dix ans, vous devez respecter les principes suivants :
Le contrôle climatique est obligatoire : la pièce de stockage doit avoir une température constante (idéalement entre 14 et 18 °C) et une humidité relative comprise entre 45 et 55 %. Les fortes variations stressent davantage le matériel que des valeurs constantes, même légèrement sous-optimales.
Évitez les cartons : ne stockez pas vos dossiers importants à long terme dans des cartons de déménagement de la taille d'une caisse de bananes. Utilisez des boîtes d'archivage sans acide ou, mieux encore, des boîtes en plastique refermables. Celles-ci offrent une protection mécanique contre les poissons d'argent et protègent mieux que le carton en cas de dégât des eaux (par exemple, rupture de canalisation dans la cave).
Le métal plutôt que le bois : les étagères en métal sont plus adaptées au stockage de documents que les étagères en bois, car elles ne dégagent pas de gaz nocifs et ne constituent pas un terrain fertile pour les parasites.
Stockage externe : si votre cave est humide, vous risquez de perdre vos documents commerciaux. Un espace de stockage externe professionnel (self-storage) est souvent la solution la plus sûre. Le climat et l'absence de parasites y sont surveillés, ce qui garantit l'intégrité physique de vos dossiers.
Le papier semble patient, mais il ne l'est pas. Si vous souhaitez respecter les délais de conservation légaux et préserver des documents importants pour la postérité, vous ne pouvez pas simplement « oublier » vos dossiers dans votre cave. Un emballage adapté et un climat ambiant contrôlé sont une assurance-vie pour vos documents.
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