Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur la restitution du dépôt de garantie. Notre guide vous explique quand le dépôt de garantie est dû, quels documents sont nécessaires et combien de temps le propriétaire peut conserver l'argent.
Les cartons sont emballés, les nouveaux locaux commerciaux sont prêts à être emménagés – le déménagement d'une entreprise est un effort considérable qui mobilise des ressources administratives, logistiques et financières. Une fois le dernier bureau vidé de l'ancien local, un poste financier important entre en ligne de compte : la caution locative.
En particulier dans le droit des baux commerciaux, où les cautions s'élèvent souvent à six mois de loyer et atteignent rapidement des sommes substantielles, la libération sans heurts de cette garantie est d'une grande importance pour la trésorerie d'une entreprise. Cependant, le processus de libération n'est pas toujours automatique. Des questions se posent : quand exactement la caution est-elle libérée ?
Quels sont les documents nécessaires ? Et combien de temps le bailleur peut-il conserver l'argent ? Cet article vous guide à travers le processus de libération du dépôt de garantie pour les bureaux et les locaux commerciaux en Suisse.
Avant d'aborder la question de la libération, examinons brièvement les bases. La caution locative, légalement définie comme une « garantie » dans le Code suisse des obligations (art. 257e CO), sert de garantie au bailleur. Elle couvre les créances potentielles à la fin du bail, principalement les loyers impayés, les charges non réglées ou les dommages causés au bien loué qui dépassent l'usure normale.
Contrairement à la location d'un logement, où la caution est limitée par la loi à trois mois de loyer, il n'existe pas de limite maximale dans le droit de la location commerciale. Le montant est négociable et est fixé dans le contrat de location. Il est essentiel de noter que si une caution en espèces a été convenue, celle-ci doit être déposée sur un compte bloqué (compte de cautionnement) auprès d'une banque, au nom du locataire. Ce compte est fiduciaire, ce qui signifie que ni le locataire ni le bailleur ne peuvent y accéder sans le consentement de l'autre partie (ou sans décision judiciaire). Ce blocage est au cœur de la protection des deux parties et explique pourquoi la libération est un acte formel.
Dans le secteur commercial, les garanties bancaires ou les assurances de cautionnement de loyer sont également courantes comme alternative à la caution en espèces. Si le processus de libération est similaire sur le plan conceptuel (le bailleur doit faire valoir ses droits ou y renoncer), la procédure administrative est différente, car il s'agit ici de résilier une caution plutôt qu'un compte.
L'ensemble du processus de libération de la caution dépend d'un seul rendez-vous : la remise et la réception de l'objet loué. Ce moment est le point de départ de toutes les réclamations ultérieures.
Après la résiliation du bail et le déménagement complet du local, une visite conjointe avec le bailleur ou le gestionnaire a lieu. L'objectif est d'inspecter l'état du bien et de le comparer à l'état dans lequel il se trouvait lors de l'emménagement (généralement documenté dans un procès-verbal de remise).
Le résultat de cette visite est consigné dans un procès-verbal de réception. Ce document revêt une grande importance. Il répertorie en détail tous les défauts ou dommages constatés. Il est essentiel que le locataire commercial examine ce procès-verbal avec le plus grand soin. On distingue :
L'usure normale : il s'agit par exemple de légères décolorations sur les murs ou de rayures minimes sur le sol, qui résultent d'une utilisation normale au fil des ans.
Sauf disposition contraire dans le contrat, le bailleur peut exiger le rétablissement de l'état d'origine.
Le locataire ne doit reconnaître dans le procès-verbal que les défauts dont il se sent réellement responsable. En cas de désaccord, il est conseillé de noter une réserve directement dans le procès-verbal (par exemple « Signature uniquement pour confirmer la présence, le défaut X est contesté »). En signant un procès-verbal des défauts sans réserve, le locataire reconnaît en principe l'existence des défauts énumérés et en assume la responsabilité.
Sur la base du procès-verbal de réception, il existe deux voies principales pour la libération de la caution.
Scénario 1 : le cas idéal – accord et libération immédiate
Le procès-verbal de remise est « vierge ». Aucun défaut n'est constaté, les charges sont payées et il n'y a pas de créances en suspens. Dans ce cas, l'objectif de la garantie est atteint. Le bailleur est tenu de donner immédiatement son accord pour la libération de la caution.
Que faut-il faire ?
Pour clôturer le compte de caution, la banque a besoin d'une déclaration de libération. Dans la pratique, il s'agit généralement d'un formulaire bancaire spécifique pour la clôture du compte de caution, qui doit être signé par les deux parties, le locataire et le propriétaire. Le locataire soumet ce formulaire à la banque, qui lève le blocage et transfère le solde, intérêts compris, sur un compte défini par le locataire.
Scénario 2 : le cas de conflit – le bailleur retient (une partie de) la caution
Si le procès-verbal fait état de défauts dont le locataire est responsable ou si des factures de charges sont encore en suspens, la situation se complique. Le bailleur ne peut toutefois pas retenir la caution de manière arbitraire. Il doit clairement chiffrer ses prétentions.
En cas de défauts : le bailleur doit fixer au locataire un délai pour remédier aux défauts. Si le locataire ne s'y conforme pas ou si une réparation par ses soins n'est pas judicieuse (par exemple dans le cas de travaux spécialisés), le bailleur fait effectuer les réparations. Il doit présenter les factures ou au moins des devis détaillés au locataire.
Il ne peut retenir sur la caution que le montant exactement nécessaire pour couvrir les dommages constatés. Une retenue forfaitaire de la totalité de la somme pour un dommage mineur n'est pas autorisée. En cas de charges impayées : une cause fréquente de retard. Souvent, le décompte définitif des charges pour la dernière période n'est pas encore disponible au moment de la remise des clés.
Le bailleur est en droit de retenir une partie raisonnable de la caution couvrant le montant probablement encore dû (sur la base des décomptes de l'année précédente). Il ne peut toutefois pas bloquer la totalité de la caution si le paiement supplémentaire des charges ne devrait s'élever qu'à quelques centaines de francs. Dans les deux cas (défauts ou charges), la règle suivante s'applique : le bailleur doit immédiatement libérer la partie incontestée de la caution.
C'est souvent le principal point de discorde. La réponse dépend de la situation.
En l'absence de défauts : comme mentionné précédemment, le bailleur doit libérer la caution immédiatement après l'état des lieux s'il n'y a pas de réclamations.
Dans la pratique, cela signifie en quelques jours ou semaines, et non en plusieurs mois. 2. En cas de défauts ou de frais accessoires impayés : le bailleur peut conserver la caution (ou une partie de celle-ci) aussi longtemps que cela est « raisonnable » pour clarifier ses prétentions. Dans la pratique, des délais de deux à trois mois sont souvent considérés comme raisonnables pour obtenir des devis et effectuer des réparations.
Dans le cas de transformations commerciales complexes, cela peut prendre plus de temps, mais doit être justifié. Pour le décompte des frais accessoires, il doit attendre le délai prévu dans le contrat ou dans la loi (généralement 6 à 12 mois après la fin de la période de décompte).
Le délai d'un an : La loi (art. 257e, al. 3 CO) offre au locataire une protection importante contre les manœuvres dilatoires : un an après la fin officielle du bail, le locataire peut demander à la banque la libération de la caution, à condition que le bailleur n'ait fait valoir aucun droit à l'encontre du locataire pendant cette période, même sans l'accord du bailleur.
En résumé, la question des démarches et des documents nécessaires peut être répondue comme suit :
Dans le cas normal (accord) : vous avez besoin du formulaire de clôture de la banque, signé par vous (locataire) et le bailleur (ou la gérance).
Après un an (pas d'accord, pas de plainte) : vous devez fournir la preuve de la date de fin du contrat de location (par exemple, confirmation de résiliation ou ancien contrat de location) et déclarer à la banque qu'un an s'est écoulé depuis la fin du bail et qu'aucune action en justice n'a été engagée par le bailleur. La banque vérifie ces informations et libère le compte après un court délai.
En cas de litige (règlement judiciaire) : vous devez fournir une décision de justice exécutoire ou un commandement de payer ordonnant la libération en votre faveur.
Afin de rendre le processus aussi efficace que possible, les locataires commerciaux doivent agir de manière proactive.
Préparation : planifiez le nettoyage final et les éventuels travaux de remise en état suffisamment à l'avance. Recherchez le procès-verbal d'état des lieux d'entrée afin de disposer d'un point de référence.
Communication : convenez de la date de remise des clés suffisamment à l'avance et par écrit. Si vous anticipez des défauts, cherchez à discuter avec le bailleur.
Le procès-verbal de remise : prenez le temps de l'examiner. Photographiez l'état des locaux, en particulier les points litigieux. Ne signez rien sous la pression et faites usage de votre droit de réserve.
Agissez de manière proactive : si le procès-verbal ne fait état d'aucun défaut, envoyez de manière proactive le formulaire bancaire de résiliation au propriétaire pour signature.
Notez les délais : notez la date de fin du contrat de location. Créez une entrée dans votre calendrier après 11 mois afin de vérifier le délai d'un an si la caution est toujours bloquée.
© 2025 maison (Schweiz) GmbH