Qu'entend-on par aménagement locataire ?

Vous l'avez trouvé : l'espace de bureau idéal pour votre entreprise. L'emplacement est excellent, la taille est parfaite et le bâtiment est représentatif. Cependant, lorsque vous entrez dans les locaux, vous êtes confronté à des murs en béton nus et à des plafonds ouverts. Il manque des cloisons, le câblage informatique n'est pas installé et il n'y a aucune trace d'une cuisine accueillante. C'est précisément à ce moment-là qu'un processus décisif commence, qui transforme une coquille vide en un environnement de travail fonctionnel, adapté à vos besoins et à l'image de votre marque : l'aménagement locataire.

Ce processus représente une opportunité importante, mais soulève également des questions d'ordre conceptuel, financier et juridique. Qu'entend-on exactement par aménagement locataire, qu'est-ce que cela comprend et, surtout, qu'avez-vous le droit de modifier en tant que locataire ? Cet article apporte des éclaircissements sur ce sujet complexe et vous montre comment aménager avec succès votre nouveau bureau.

Qu'entend-on exactement par aménagement locataire ?

Pour comprendre l'aménagement locataire, il faut d'abord le distinguer de son pendant, l'aménagement de base. Cette distinction est fondamentale, car elle définit les prestations et les coûts qui sont à la charge du bailleur et ceux qui sont à la charge du locataire.

L'aménagement de base (souvent appelé « gros œuvre ») est la prestation du bailleur. Il garantit l'utilisation fondamentale de la surface. Cela comprend généralement les murs porteurs, la façade, y compris les fenêtres, le toit et les raccordements techniques primaires. Cela signifie que le bailleur installe les conduites principales d'eau, d'électricité, de chauffage et de ventilation jusqu'à un point de transfert à l'intérieur de la surface louée. Les sols sont généralement constitués d'une simple chape et les murs ne sont pas crépis. Dans cet état, la surface est fonctionnelle, mais ne peut pas encore être utilisée comme bureau spécifique.

L'aménagement locataire s'inscrit dans la continuité de l'aménagement de base. Il comprend toutes les mesures de construction nécessaires pour achever l'« enveloppe » louée conformément aux besoins individuels et au profil d'exigences spécifique du locataire. Il s'agit de la transformation du gros œuvre en un bureau prêt à emménager, qui reflète les processus de travail, la culture d'entreprise et l'identité de marque du locataire.

Que comprend l'aménagement locataire ?

L'étendue d'un aménagement locataire peut varier considérablement, mais il comprend généralement plusieurs domaines clés. Ceux-ci vont de la structure de base des pièces à l'infrastructure technique.

Un aspect central est la création de la répartition des pièces. Ici, l'installation de cloisons légères (par exemple en plâtre) ou d'élégantes cloisons en verre permet de définir des bureaux individuels, des salles de réunion, des zones de collaboration ouvertes et des espaces de repos. Cette structuration est déterminante pour la fonctionnalité de l'ensemble du bureau.

Vient ensuite l'aménagement des surfaces. Cela comprend la pose de revêtements de sol tels que la moquette, le parquet ou le vinyle, la peinture des murs ou la pose de papier peint. Les plafonds suspendus, souvent installés pour des raisons acoustiques ou pour dissimuler des installations, font également partie de l'aménagement locatif.

Les installations techniques constituent un autre domaine complexe et coûteux. Alors que le bailleur fournit les conduites principales, le locataire est responsable de la distribution. Cela comprend l'ensemble de l'installation électrique à partir du tableau principal, c'est-à-dire la mise en place des prises électriques, des interrupteurs et des raccordements au plafond. Le câblage informatique complet, des prises réseau sur les postes de travail à l'aménagement d'une salle de serveurs, en fait également partie. Le concept d'éclairage spécifique, adapté à l'utilisation des différentes zones, relève également de ce domaine.

Enfin, les aménagements sur mesure font partie de l'aménagement locataire. L'exemple le plus marquant est l'installation d'une kitchenette ou d'une cuisine plus grande pour les employés. La construction d'un comptoir d'accueil, l'intégration d'armoires encastrées ou la mise en place d'équipements audiovisuels spéciaux dans les salles de conférence sont également des mesures typiques de l'aménagement locatif.

Que peut-on transformer en tant que locataire ?

La question la plus importante pour tout locataire est peut-être celle de savoir quelle liberté il a en matière de transformation. Le droit suisse du bail (Code des obligations, CO) définit un cadre clair à cet égard.

La règle d'or est la suivante : toute modification importante de la chose louée nécessite l'accord écrit du bailleur (art. 260a CO). Sont considérées comme importantes toutes les transformations qui portent atteinte à la substance du bâtiment, modifient l'aspect de l'immeuble ou pourraient nuire aux intérêts d'autres locataires. La construction de cloisons, la modification des installations électriques ou sanitaires ou l'installation d'une cuisine en font clairement partie. Un simple changement de couleur des murs ne pose généralement pas de problème, mais doit également être communiqué pour des raisons de transparence.

Dans la pratique, cela signifie que le locataire doit soumettre ses plans d'aménagement détaillés au bailleur pour examen et approbation. Ce processus doit avoir lieu à un stade précoce, dans le cadre des négociations du contrat de location.

Un point crucial dans ces négociations est la répartition des coûts. En principe, l'aménagement locataire est à la charge du locataire et est entièrement financé par celui-ci. Cependant, dans un marché concurrentiel, les bailleurs sont souvent prêts à participer aux coûts afin d'attirer un locataire attractif et durable.

Cette participation, souvent appelée « tenant improvement allowance » à l'international, est généralement fixée dans le contrat de location sous la forme d'un montant forfaitaire par mètre carré ou d'un pourcentage des coûts de construction justifiés. La réglementation relative à la fin du bail est tout aussi importante. Conformément à la loi, le bailleur a le droit d'exiger la remise en état de tous les aménagements réalisés par le locataire aux frais de ce dernier.

Le bureau devrait donc être remis dans son état d'origine. Comme cela implique des coûts considérables, il est essentiel pour les locataires de conclure un accord contractuel clair à ce sujet. Souvent, il est possible de renoncer à une remise en état complète si l'aménagement est utile pour un nouveau locataire. Dans la pratique, toutefois, une indemnisation du locataire pour les travaux qu'il a financés est souvent exclue par contrat.