Récupérer les charges payées en trop : découvrez pourquoi les frais administratifs et les réparations sont souvent facturés de manière incorrecte et comment vous pouvez vous défendre.
Dans le droit des baux commerciaux, le décompte des charges est souvent sujet à des erreurs, car il existe une grande liberté contractuelle dans ce domaine. Les sources d'erreurs fréquentes sont la répercussion non autorisée des coûts liés aux locaux vacants sur les locataires restants et le mélange des frais d'entretien répercutables avec les réparations non répercutables. Il est important de noter que tout ce qui n'est pas explicitement mentionné dans le contrat de location ne peut être facturé. Vous avez également le droit légal de demander à tout moment à consulter les justificatifs originaux.
Pour de nombreux entrepreneurs, l'examen du décompte annuel des charges est une corvée dont ils se débarrassent rapidement : ils vérifient rapidement le montant total, soupirent devant la hausse des prix de l'énergie, puis effectuent le paiement supplémentaire.
Après tout, personne ne souhaite avoir de problèmes avec le bailleur, et le temps nécessaire à un examen détaillé fait souvent défaut dans les activités quotidiennes. C'est précisément cette négligence qui peut vous coûter plusieurs milliers de francs chaque année.
Contrairement au droit du bail à loyer, où la protection des locataires est très stricte, la liberté contractuelle s'applique largement dans le domaine commercial en Suisse. Cela conduit les propriétaires à souvent tenter de répercuter sur les locataires des coûts qui relèvent en réalité de leur responsabilité. Sans une comparaison détaillée avec votre contrat de location, le décompte n'est toutefois guère plus qu'une estimation des coûts non contraignante.
Avant d'entrer dans les détails, vous devez clarifier ce qui a été convenu dans le contrat. Dans le cas d'un forfait, le montant mensuel couvre tout. Le bailleur ne peut pas demander de supplément, même si le prix du pétrole augmente considérablement, mais vous ne recevrez pas non plus de remboursement si l'hiver a été doux.
La plupart des contrats commerciaux sont toutefois basés sur des paiements d'acomptes. Vous effectuez un paiement anticipé et, à la fin de la période, les coûts effectifs sont facturés. C'est là que réside le risque : si les acomptes ont été fixés à un niveau trop bas afin de rendre le loyer visuellement avantageux, vous risquez d'avoir une mauvaise surprise à la fin de l'année. Il est essentiel ici que le bailleur prouve que les coûts ont effectivement été engagés.
Lorsque vous vérifiez votre décompte, concentrez-vous sur les trois points suivants. L'expérience montre que c'est là que se produisent la plupart des erreurs au détriment du locataire.
Les locaux vacants : payez-vous pour vos voisins ? C'est un cas classique dans les immeubles de bureaux ou les parcs d'activités qui ne sont pas entièrement loués. Les frais de chauffage, d'entretien et d'électricité commune s'appliquent à l'ensemble du bâtiment. Cependant, si 30 % des locaux sont vacants, le bailleur ne peut pas simplement répercuter ces frais sur les 70 % restants des locataires. Les coûts liés aux surfaces inoccupées sont à la charge du propriétaire. C'est lui qui supporte le risque de vacance, pas vous. Vérifiez donc attentivement la clé de répartition. Si les coûts totaux sont divisés par la surface louée au lieu de la surface totale, vous payez trop.
Entretien vs réparation : ici, les limites sont souvent volontairement floues. En principe, les frais d'exploitation (répercutables) sont les frais liés à l'utilisation courante, tels que les contrats de service, l'entretien, le nettoyage ou le ramonage. Les frais de réparation (non répercutables) sont les réparations et les remplacements nécessaires pour maintenir la valeur du bien immobilier. Exemple concret : le contrat d'entretien de l'ascenseur est récupérable. Cependant, si le moteur de l'ascenseur est défectueux et doit être remplacé, il s'agit d'une réparation. Celle-ci doit être prise en charge par le propriétaire. Dans de nombreux décomptes, les postes « ascenseur » ou « chauffage » comprennent des montants forfaitaires qui englobent les deux. Il est important d'examiner attentivement ces postes.
Les frais de gestion : dans le secteur commercial, il est courant que le bailleur facture des frais pour l'établissement du décompte et la gestion du bien immobilier. Toutefois, cela n'est autorisé que si cela a été explicitement convenu dans le contrat de location. En l'absence de cette clause, les frais de gestion sont déjà inclus dans le loyer net. De plus, leur montant doit être raisonnable. En Suisse, les taux habituels se situent entre 3 et 4 % des frais accessoires imputables, mais des forfaits plus élevés sont souvent appliqués.
Soyez vigilant face à des postes tels que « Divers », « Généralités » ou « Autres frais d'exploitation ». Selon le droit suisse du bail (art. 257a CO), le locataire ne doit payer que les charges qui sont clairement et précisément désignées dans le contrat. Un poste collectif général est souvent opaque et juridiquement indéfendable. Si vous ne pouvez pas déterminer à quoi l'argent a été dépensé, vous n'êtes pas tenu de le payer en cas de doute.
Un tableau Excel fourni par le bailleur ne constitue pas une preuve. La loi vous donne un outil puissant : le droit de consultation. Conformément à l'art. 257b CO, vous avez le droit de consulter les justificatifs originaux.
Vous n'êtes pas tenu de faire aveuglément confiance au bailleur. Si un poste (par exemple, des frais de conciergerie ou des réparations de ventilation anormalement élevés) vous semble disproportionné, demandez des copies des factures correspondantes. Souvent, le simple fait d'annoncer un contrôle détaillé des justificatifs suffit pour obtenir des décomptes corrigés.
Le décompte des charges n'est pas une donnée immuable, mais une facture qui peut contenir des erreurs et qui en contient souvent. Prenez le temps de comparer le décompte ligne par ligne avec votre contrat de location. Prêtez particulièrement attention à la clé de répartition en cas de vacance et à la délimitation des réparations. En cas de doute, il est judicieux de consulter un expert ou un administrateur immobilier, car sur la durée d'un contrat de location de dix ans, ces petites erreurs peuvent représenter des montants considérables.
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