Activity-Based Working: Büroplanung für flexible Arbeitswelten

Was bedeutet Activity-Based Working?

Activity-Based Working, oft als ABW abgekürzt, ist ein Bürokonzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz mehr haben. Stattdessen wählen sie je nach anstehender Aufgabe aus verschiedenen Arbeitsbereichen den passenden aus. Brauchst du konzentrierte Ruhe für eine komplexe Analyse? Dann gehst du in eine Fokuszone. Steht ein Brainstorming mit dem Team an? Dann triffst du dich in einem Kollaborationsbereich.

Das Konzept basiert auf der Erkenntnis, dass unterschiedliche Tätigkeiten unterschiedliche Umgebungen erfordern. Ein Verkaufsgespräch am Telefon braucht andere räumliche Bedingungen als das Schreiben eines Berichts oder ein kreatives Workshop-Meeting. ABW schafft diese Vielfalt und gibt deinen Mitarbeitenden die Freiheit, selbst zu entscheiden, wo sie am produktivsten sind.

In der Schweiz gewinnt dieses Konzept zunehmend an Bedeutung, besonders bei KMU und Startups, die flexibel auf veränderte Arbeitsweisen reagieren möchten. Die Kombination aus Homeoffice, mobilem Arbeiten und Präsenz im Büro macht Activity-Based Working zur idealen Lösung für hybride Arbeitsmodelle.

Die Vorteile von Activity-Based Working für Schweizer KMU

Die Umstellung auf Activity-Based Working bringt mehrere konkrete Vorteile mit sich. Zunächst ermöglicht ABW eine deutlich effizientere Flächennutzung. Studien zeigen, dass traditionelle Arbeitsplätze nur etwa 40-50% der Zeit tatsächlich genutzt werden. Mit einem ABW-Konzept kannst du mit weniger Quadratmetern auskommen, was die Mietkosten in teuren Schweizer Städten wie Zürich, Genf oder Basel spürbar senkt.

Ein weiterer Vorteil ist die gesteigerte Produktivität. Wenn Mitarbeitende ihre Arbeitsumgebung an die jeweilige Aufgabe anpassen können, arbeiten sie fokussierter und effizienter. Die Kreativabteilung profitiert von offenen, inspirierenden Räumen, während die Buchhaltung ruhige Konzentrationszonen schätzt.

Zudem fördert ABW die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Ohne feste Sitzordnungen entstehen spontane Begegnungen und der Austausch zwischen Teams wird natürlicher. Das stärkt die Unternehmenskultur und kann Innovation fördern.

Nicht zuletzt macht ein modernes ABW-Büro dein Unternehmen attraktiver für Talente. Gerade jüngere Generationen schätzen flexible Arbeitsmodelle und zeitgemässe Büroumgebungen – ein wichtiger Faktor im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte in der Schweiz.

Grundlagen der Büroplanung für Activity-Based Working

Bevor du mit der konkreten Planung beginnst, solltest du eine gründliche Analyse durchführen. Welche Tätigkeiten dominieren in deinem Unternehmen? Wie viel Prozent der Arbeitszeit wird im Homeoffice verbracht? Wie viele Mitarbeitende sind gleichzeitig im Büro?

Eine bewährte Faustformel für die Schweiz ist der Sharing-Ratio von 0.7 bis 0.8. Das bedeutet: Für zehn Mitarbeitende planst du sieben bis acht Arbeitsplätze ein. Dieser Wert variiert je nach Branche und Homeoffice-Anteil. In Unternehmen mit hoher Remote-Quote kann der Ratio auch bei 0.6 liegen.

Die räumliche Planung sollte verschiedene Tätigkeitsprofile berücksichtigen. Eine hilfreiche Kategorisierung umfasst:

• Fokusarbeit (konzentriertes, individuelles Arbeiten)
• Kollaboration (Zusammenarbeit im Team)
• Kommunikation (Telefonate, Videocalls)
• Regeneration (Pausen, informeller Austausch)

Jede dieser Tätigkeiten benötigt spezifische räumliche Lösungen. Die Herausforderung liegt darin, die richtige Balance zu finden und die Flächen entsprechend den tatsächlichen Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden zu verteilen.

Welche Zonen braucht ein ABW-Büro?

Ein durchdachtes ABW-Büro umfasst verschiedene Zonen, die unterschiedliche Arbeitsweisen unterstützen. Hier die wichtigsten Bereiche:

Fokuszonen für konzentriertes Arbeiten

Diese Bereiche sind für Tätigkeiten gedacht, die hohe Konzentration erfordern. Ruhige Einzelarbeitsplätze, abgeschirmte Nischen oder kleine Kabinen bieten die nötige Abgeschiedenheit. Wichtig sind gute Akustik, angenehme Beleuchtung und minimale Ablenkungen. In der Schweiz haben sich schalldämmende Elemente und hochwertige Möbel bewährt, die ergonomisches Arbeiten ermöglichen.

Kollaborationsbereiche für Teamarbeit

Für Workshops, Brainstormings und Teambesprechungen brauchst du offene, flexible Flächen. Grosse Tische, Whiteboards, mobile Stellwände und bequeme Sitzmöglichkeiten fördern den kreativen Austausch. Manche Unternehmen integrieren auch informellere Kollaborationszonen mit Stehtischen oder Lounge-Möbeln, die spontane Meetings ermöglichen.

Kommunikationszonen für Telefonie und Videocalls

Telefonkabinen oder kleine Meetingräume sind unverzichtbar für vertrauliche Gespräche oder Videocalls. Diese Räume sollten schallisoliert sein, um andere nicht zu stören, und mit der nötigen Technik ausgestattet sein. Ein stabiles WLAN, gute Webcams und Mikrofone gehören zur Grundausstattung.

Social Spaces für Pausen und Regeneration

Pausenbereiche mit Kaffeeküche, Lounge-Ecken oder sogar Spiel- und Entspannungszonen tragen zum Wohlbefinden bei. Diese Räume fördern den informellen Austausch und stärken das Teamgefühl. In Schweizer Büros sind hochwertige Kaffeemaschinen und gemütliche Sitzgelegenheiten oft ein wichtiger Bestandteil der Unternehmenskultur.

Projektflächen und flexible Zonen

Manche Projekte benötigen über längere Zeit einen festen Raum. Flexible Zonen, die sich bei Bedarf anpassen lassen, schaffen hier Abhilfe. Mobile Trennwände, höhenverstellbare Tische und modulare Möbel ermöglichen schnelle Umgestaltungen.

Wie organisiere ich mein Büro für Activity-Based Working?

Die erfolgreiche Umsetzung von ABW erfordert mehr als nur die räumliche Gestaltung. Die Organisation und Führung spielen eine zentrale Rolle.

Klare Regeln und Nutzungsrichtlinien

Definiere gemeinsam mit deinem Team klare Spielregeln. Wann dürfen Fokuszonen genutzt werden? Wie lange darf ein Arbeitsplatz blockiert werden? Welche Bereiche sind für Telefonate geeignet? Eine transparente Kommunikation dieser Richtlinien verhindert Konflikte und sorgt für reibungslose Abläufe.

Clean-Desk-Policy einführen

Da es keine festen Arbeitsplätze gibt, ist eine Clean-Desk-Policy unerlässlich. Mitarbeitende räumen ihren Arbeitsplatz am Ende des Tages vollständig auf. Persönliche Gegenstände werden in Schliessfächern oder Rollcontainern verstaut. Das hält das Büro ordentlich und ermöglicht jedem, jeden Platz zu nutzen.

Buchungssysteme für Arbeitsplätze

Moderne Buchungssysteme (Desk-Booking-Software) erleichtern die Organisation erheblich. Mitarbeitende können über eine App sehen, welche Arbeitsplätze oder Meetingräume verfügbar sind, und diese im Voraus reservieren. Das schafft Planungssicherheit und verhindert, dass bestimmte Bereiche überlaufen sind, während andere leer bleiben.

Change Management nicht vergessen

Der Wechsel zu ABW ist eine kulturelle Veränderung. Manche Mitarbeitende hängen an ihrem gewohnten Schreibtisch. Nimm Bedenken ernst, kommuniziere die Vorteile klar und hole dein Team frühzeitig in den Planungsprozess ein. Workshops, Pilotphasen und regelmässiges Feedback helfen, die Akzeptanz zu erhöhen.

Technologie und Ausstattung

Ein ABW-Büro funktioniert nur mit der richtigen technischen Infrastruktur. Dazu gehören:

• Stabiles WLAN: Flächendeckend und leistungsfähig, damit Mitarbeitende von überall arbeiten können
• Docking-Stations: An jedem Arbeitsplatz sollten Anschlüsse für Laptop, Bildschirm, Tastatur und Maus vorhanden sein
• Cloud-basierte Tools: Alle Daten und Anwendungen müssen von jedem Ort zugänglich sein
• Videokonferenz-Technik: Hochwertige Kameras, Mikrofone und Bildschirme in Meetingräumen
• Mobile Geräte: Laptops statt Desktop-Computer ermöglichen echte Mobilität

Investiere in qualitativ hochwertige Ausstattung. Ergonomische Stühle, höhenverstellbare Tische und gute Beleuchtung sind nicht nur gesetzlich vorgeschrieben (gemäss Schweizer Arbeitsgesetz und Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz), sondern steigern auch die Zufriedenheit und Gesundheit deiner Mitarbeitenden.

Häufige Herausforderungen und Lösungen

Bei der Einführung von Activity-Based Working tauchen oft ähnliche Herausforderungen auf:

Problem: Mitarbeitende finden keinen freien Arbeitsplatz zur gewünschten Zeit.
Lösung: Überprüfe deine Sharing-Ratio und optimiere die Flächenverteilung. Eventuell brauchst du mehr Arbeitsplätze oder bessere Buchungssysteme.

Problem: Die Akustik im Büro ist schlecht, es ist zu laut.
Lösung: Investiere in schallabsorbierende Materialien wie Akustikpaneele, Teppiche und Trennwände. Definiere klare Ruhezonen.

Problem: Das Teamgefühl leidet, weil sich Kolleginnen und Kollegen seltener sehen.
Lösung: Plane regelmässige Team-Events, fixe Bürotage oder gemeinsame Mittagspausen. Social Spaces fördern zufällige Begegnungen.

Problem: Manche Mitarbeitende fühlen sich mit dem Konzept unwohl.
Lösung: Biete Übergangszeiten an, in denen beide Systeme parallel laufen. Sammle Feedback und passe das Konzept kontinuierlich an.

Fazit: Der Weg zum erfolgreichen ABW-Büro

Die Planung eines Büros für Activity-Based Working ist ein komplexes Unterfangen, das sich jedoch lohnt. Du schaffst eine flexible, moderne Arbeitsumgebung, die den unterschiedlichen Bedürfnissen deiner Mitarbeitenden gerecht wird und gleichzeitig Kosten spart.

Beginne mit einer gründlichen Analyse der Tätigkeitsprofile in deinem Unternehmen. Plant verschiedene Zonen für Fokusarbeit, Kollaboration, Kommunikation und Regeneration. Investiere in hochwertige Technologie und Ausstattung. Definiere klare Nutzungsregeln und führe eine Clean-Desk-Policy ein. Vor allem: Nimm dein Team mit auf die Reise und stelle sicher, dass alle den Mehrwert verstehen.

Activity-Based Working ist kein starres Konzept, sondern entwickelt sich mit deinem Unternehmen weiter. Bleib offen für Anpassungen und hole regelmässig Feedback ein. So schaffst du eine Arbeitsumgebung, die nicht nur produktiv ist, sondern in der sich deine Mitarbeitenden wohlfühlen und gerne arbeiten.

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